Masalah Berkaitan ePCB : Maklumat Pengiraan PCB Bagi Bulan-Bulan Berikutnya Telah Dimasukkan, Sila Hapuskan Maklumat Berkenaan Bagi Meneruskan Pengiraan Bagi Bulan Ini

 

Gambar 1 : Paparan makluman pengiraan bulan berikutnya telah dibuat

Ramai yang buntu bila terkena masalah ini, di mana selepas pilih pekerja yang hendak ditentukan PCBnya, sistem pula tidak mahu pergi ke peringkat pengiraan.  Sebaliknya sistem mengeluarkan catatan berbunyi "Maklumat PCB bagi bulan-bulan berikutnya bagi tahun semasa telah dimasukkan, sila hapuskan maklumat berkenaan bagi meneruskan pengiraan bagi bulan ini"

.

PUNCA MASALAH

Apa yang berlaku sebenarnya ialah sistem telah mengesan ada pengiraan PCB telah dibuat secara 'in advance' untuk bulan-bulan yang akan datang.  Sebagai contoh, semasa hendak menentukan PCB bagi bulan Mac, majikan entah macam mana tersilap memilih bulan May.  Majikan tidak sedar telah silap memilih bulan dan meneruskan pengiraan sampai ke peringkat bayaran.  Apabila tiba hari untuk majikan buat pengiraan PCB bulan April, sistem tidak membenarkan majikan meruskan pengiraan dan sistem akan paparkan mesej amaran seperti dalam gambar di atas.

CADANGAN PENYELESAIAN

Gambar 2 : Paparan Penyata Cukai Oleh Majikan

Semak Status Pengesahan

Jadi bagaimana boleh kita selesaikan masalah ini? Perkara pertama yang wajib dilakukan oleh majikan ialah semak pengiraan untuk bulan-bulan yang berikutnya, cari pada bulan manakah yang majikan telah tersilap buat pengiraan.  Kalau sekarang majikan hendak buat pengiraan bagi bulan Mac 2020, cuba semak pengiraan bagi bulan April, May, Jun dan seterusnya sehingga Disember 2020.

Sebaik punca masalah berjaya dikesan, maka tindakan selanjutnya bergantung kepada sama ada tindakan PENGESAHAN sudah dibuat atau belum.  Kita boleh tahu sama ada tindakan pengesahan sudah dibuat atau belum dengan melihat warna pada kotak PENGESAHAN (rujuk Gambar 2, panah merah bernombor 3).  Jika kotak PENGESAHAN berwarna kelabu, itu bermakna tindakan pengesahan belum dibuat.  Jika berwarna hijau, itu bermakna tindakan pengesahan telah dibuat.

Tip 1 : Jika Tindakan Pengesahan Belum Dibuat

Kerja akan jadi sangat mudah jika tindakan pengesahan belum dilakukan.  Majikan hanya perlu ke  Senarai Potongan Bulan Semasa di bahagian bawah.  Di situ akan ada senarai nama pekerja yang terlibat untuk potongan PCB.  Di petak paling kiri pula (rujuk Gambar 2, panah merah bernombor 1) ada kotak kecil yang perlu ditandakan ✔️.  Tandakan ✔️ untuk ke semua pekerja yang ada dalam senarai tersebut, kemudian tekan butang HAPUS (rujuk Gambar 2, panah merah bernombor 2)

Tip 2 : Jika Tindakan Pengesahan Sudah Dibuat dan Kotak Tukar Status Pengesahan Berwarna Hijau

Jika tindakan pengesahan sudah dibuat, majikan masih ada satu lagi talian hayat untuk membetulkan masalah ini dengan cara mudah.  Tetapi kali ini majikan kena pastikan majikan log masuk ke dalam sistem ePCB menggunakan kata laluan dan ID utama / pentadbir.  Kata laluan dan ID pentadbir ini adalah kata laluan dan ID yang mula-mula sekali dicipta ketika majikan mendaftar ePCB. Selepas log masuk menggunakan kata laluan dan ID pengguna utama tadi, pergi sekali lagi ke pengiraan PCB bulan yang tersilap tadi, dan cuba lihat apakah warna Kotak 7 : Tukar Status Pengesahan (rujuk Gambar 2, panah merah bernombor 4) .  Jika kotak tersebut berwarna hijau, maka majikan hanya perlu tekan pada perkataan Tukar Status Pengesahan dan ulang semula tindakan hapus maklumat pengiraan seperti di perenggan di atas (rujuk tip 1).  

Tip 3 : Jika Tindakan Pengesahan Sudah Dibuat dan Kotak Tukar Status Pengesahan Berwarna Kelabu

Jika kotak Tukar Status Pengesahan berwarna kelabu, ini bermakna tindakan hapus maklumat pengiraan tidak lagi boleh dibuat.  Tindakan selanjutnya ini sedikit rumit dan pastikan anda fahami betul-betul cara-cara yang saya akan terangkan ini :

Pertama, anda perlu pergi ke menu Pekerja → Senarai Pekerja. (Rujuk gambar 3).

Langkah 2 : di senarai pekerja, majikan perlu kenalpasti pekerja yang terlibat.  Klik nama salah seorang pekerja yang terlibat. (Rujuk gambar 4).

Langkah 3 : Di paparan maklumat pekerja, klik butang KEMASKINI, dan kemudian tukar status pekerja dari AKTIF kepada TIDAK AKTIF. (Rujuk gambar 5 dan 6)

Ulang semula langkah 2 dan langkah 3 untuk lain-lain pekerja yang terlibat.

Langkah 4 : Selepas selesai menukar status semua pekerja yang terlibat kepada TIDAK AKTIF, majikan perlu daftarkan semula semua pekerja yang sama tadi sebagai pekerja baru. Pergi ke menu Pekerja → Tambah Pekerja (rujuk gambar 7) dan masukkan maklumat pekerja (rujuk gambar 8).

Selepas selesai mendaftarkan semua pekerja yang terlibat tadi, nama pekerja-pekerja tadi akan wujud dua kali dalam senarai pekerja, di mana satu berstatus aktif dan satu lagi berstatus tidak aktif. (Rujuk gambar 9)

Langkah 5 : Sekarang majikan sudah boleh cuba buat semula pengiraan PCB bagi bulan yang sepatutnya.  Jika berjaya teruskan pengiraan, jika pengiraan yang dibuat adalah untuk bulan Januari ataupun ini adalah bulan pertama gaji seorang pekerja baru, majikan tidak perlu tandakan ✔️ dalam kotak kecil sebelum ayat 'Pekerja Ini Pernah Bekerja Sebelum Ini Dalam Tahun Semasa'. (Rujuk gambar 10).

Tetapi jika pengiraan PCB adalah untuk bulan selain Januari, maka sila tandakan ✔️ dalam kotak tersebut. (Rujuk gambar 10).  Jika pengiraan bagi bulan selain Januari, majikan perlu pastikan juga maklumat bagi Saraan / Potongan/ Rebat / PCB Terkumpul Bulan Sebelum Tahun Semasa (sesetengah payroll menggunakan terma Year To Date) dimasukkan dengan betul.

Langkah 6 : Bagaimana jika langkah 5 tidak berjaya? Maka langkah 6 adalah langkah terakhir yang boleh dilakukan oleh majikan.  Kali ini majikan perlu membuat kumpulan pekerja baru.  Untuk membuat kumpulan pekerja yang baru, majikan perlu ke Laman Utama dan klik Kumpulan Pekerja di sebelah kanan skrin (rujuk gambar 11 dan gambar 12).  Selepas buat kumpulan pekerja baru, majikan perlu pindahkan semua pekerja yang terlibat ke dalam kumpulan baru ini.  Macam mana nak pindahkan?

Untuk pindahkan pekerja dari kumpulan lama ke dalam kumpulan yang baru, majikan perlu sekali lagi  ke laman utama dan klik Kumpulan Pekerja di sebelah kanan skrin (rujuk gambar 11).  Kali ini, di paparan senarai kumpulan, majikan perlu klik pautan Pilih Pekerja (rujuk gambar 12).  Langkah seterusnya ialah pilih pekerja dengan menanda ✔️ dalam kotak kecil di kolum paling kiri dan tekan butang PILIH. Nah, sekarang semua pekerja sudah dipindahkan dalam kumpulan 1 dan majikan bolehlah teruskan pengiraan PCB untuk bulan yang betul!

Sekali lagi, jangan lupakan tips yang telah dinyatakan dalam langkah 5 di atas..

Sekian, selamat mencuba!

Gambar 3 : Menu Pekerja

Gambar 4 : Paparan senarai pekerja

Gambar 5 : Paparan Maklumat Pekerja

Gambar 6 : Kemaskini maklumat pekerja

Gambar 7 : Menu tambah pekerja

Gambar 8 : Paparan tambah pekerja

Gambar 9 : Senarai pekerja terkini

Gambar 10 : Saringan maklumat
sebelum peringkat pengiraan PCB

Gambar 11 : Pautan ke Kumpulan Pekerja

Gambar 12 : Tambah Kumpulan Pekerja

Gambar 13 : Pindah masuk pekerja
ke kumpulan baru